Si une chose est fondamentale lors de sa prise de poste, c’est de mettre en place le rituel de réunions fréquentes avec son manager. On est souvent peu préparé à être acteur de ces temps que l’on vit souvent comme des obligations, et pourtant c’est dans ces moments privilégiés que se joue la relation avec son n+1.
Ces entretiens vont poser le ton de votre mode de travail à venir et probablement poser les bases du cadre qui rythmera tous vos temps de travail à venir. Voici donc quelques astuces pour tirer le meilleur de ces temps privilégiés avec votre manager et les finir avec davantage de réponses à vos problèmes que de confusion quant à ce qui est attendu de vous :
1 – Instaurez le rituel de temps réguliers avec votre manager le plus tôt possible.
Normalement, dès votre arrivée dans une nouvelle structure, votre manager devrait vous proposer un premier temps seul à seul. Si votre manager ne le fait pas de lui même, c’est le moment idéal pour mettre en place une routine partagée en indiquant qu’au moins pour le premier mois, vous souhaiteriez des temps seul-à-seul de 30 minutes à une heure toutes les semaines afin de vous acclimater à la structure et de vous y intégrer plus rapidement.
L’occasion pour votre manager de programmer un rendez-vous récurrent à vos agendas !
2 – Pensez et partagez votre ordre du jour avant de vous retrouver devant votre manager.
Un premier rendez-vous avec son manager, c’est aussi l’occasion de voir comment doit être préparé l’ordre du jour de ces temps. L’idéal (comme pour tout point d’étape) est de faire faire parvenir en amont une liste succincte des sujets abordés et des documents dont la consultation sera nécessaire pendant l’échange.
Afin que ce travail ne soit pas chronophage pour vous, gardez une page de notes ouverte près de vous à tout moment. Dès que la réponse à une question qui vous sera posée commencera par : « Il faut que j’aborde ce sujet avec mon manager ». Alors vous pourrez inscrire l’item à votre pense-bête. Une fois arrivée la veille de l’échange, une simple mise en forme de cette liste vous permettra d’adresser un ordre du jours de tous les sujets que vous souhaitez aborder.
3 – Abordez les problèmes en termes de points bloquants et de solutions possibles.
Le plus tôt vous mettrez la pratique en place et plus tôt vous serez perçu comme à même de faire avancer les projets plutôt que d’en faire ressortir les seuls points bloquants.
Lorsque vous présentez un de vos sujets à l’ordre du jour, comme votre impossibilité d’avoir accès à votre boîte mail le jour de votre arrivée par exemple, ne présentez pas uniquement le sujet comme un problème insoluble mais plutôt comme un obstacle à passer.
Présentez les actions que vous avez déjà déployé pour y répondre et posez des questions sous forme d’arbitrage à votre manager.
Suis-je autorisé à déployer telle action supplémentaire ?
Si jamais vous n’envisagez pas de solution à votre problème, n’hésitez pas à lui demander l’aide :
J’aurais besoin de ton conseil pour savoir comment passer à l’étape suivante.
Ou encore
A ce stade, le sujet est bloqué à mon niveau, est-ce que tu pourrais intervenir ?
Avec des points de blocage clairement identifiés , il devient plus facile de mettre à profit le temps d’échange qui vous sera imparti. Le mieux étant d’adresser des questions fermées à votre manager qui pourra facilement vous donner un arbitrage clair par un oui ou un non.
4 – Donnez à voir tout le travail que vous réalisez
Chaque point avec votre manager sera l’occasion de donner à voir toutes les initiatives que vous mettez en place pour garantir l’atteinte de vos objectifs.
Ainsi, n’hésitez pas à faire part à votre manager de vos grosses réussites de la semaine. Qu’il s’agisse d’une réunion réussie ou de la préparation d’un évènement qui avance comme prévu.
Votre manager gérant des problèmes toute la journée, lui donner l’assurance que certains projets suivent correctement leur cours et ne sont pas oubliés permettra de lever sa charge mentale sur le sujet tout en confirmant que vous pouvez être une ressource dont on peut dépendre.
5 – L’occasion parfaite de proposer de nouvelles idées
Le temps avec son manager est aussi le lien où il est possible d’évoquer de nouvelles idées. L’équilibre à trouver pour que la proposition soit convainquant est délicat. En effet, il ne faut pas seulement partager une idée que que vous avez eu sous la douche le matin et qui se résume encore à une phrase ; mais vous ne pouvez pas non plus arriver avec une étude d’opportunité et benchmark en 80 pages pour qu’on vous dise que votre idée n’est malheureusement pas une priorité du moment.
Aussi, il faut savoir se présenter avec un elevator pitch de votre idée et pourquoi pas 4 à 5 slides que vous pourrez laisser à votre manager s’il souhaite réfléchir au calme à l’idée en question.
Cet espace de confiance avec votre manager doit pouvoir être le lieu de partage des projets en élaboration mais aussi des embryons de ce que seront vos futurs succès.
6 – Que faire pendant l’échange ?
Si la conversation avec votre manager peut être plaisante, n’oubliez pas le plus important : sortir de là avec des consignes claires sur vos prochaines actions. Alors prenez des notes !
Le mieux est de garder un traitement de texte ouvert avec les items que vous aurez soumis à l’ordre du jour et ne passer à l’item suivant qu’à la condition suivante :
Avant de passer au point suivant, il vous faut avoir compris la position de votre manager sur le sujet, ce qui était attendu de vous et dans quels délais.
Si ces éléments ne sont pas clairs pour vous, n’hésitez pas à les demander en guise de conclusion de vos échanges sur le sujet avant d’aborder le point suivant.
7 – Ne partez pas sans avoir une meilleure visibilité des priorités de votre manager
Une fois l’ordre du jour épuisé dans le 20 ou 50 minutes qui vous sont imparties – tenez votre temps, c’est important – n’oubliez pas de demander à votre manager s’il a des sujets qui le préoccupent ou s’il peut vous donner de l’information sur l’actualité de votre service, de votre direction voire sur les objectifs actuels sur lesquels votre manager concentre son énergie en ce moment.
Cet échange informel permettra à votre manager de vous faire part de toute nouvelle tâche qui n’aurait pas été mise à l’ordre du jour mais aussi de vous donner un peu de perspectives sur les journées à venir jusqu’à votre prochain échange.
Et voilà, vous êtes prêts à mener d’efficaces entretiens avec votre manager ! Vous avez d’autres conseils à partager avec nous sur le sujet ? N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de votre expérience et à recommander cet articles à tous vos collègues qui souhaitent des temps plus productifs avec leurs managers !
Pendant que vous êtes là, pourquoi ne pas en découvrir plus sur la manière d’optimiser vos temps avec les agents que vous managez ou encore découvrir comment construire le meilleur des elevator pitch ?